Bilindiği üzere 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 229 uncu maddesinde; fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak tanımlanmış, 230 uncu maddesinde ise faturanın şekli belirtilerek içermesi gereken asgari bilgiler sayılmıştır. Kanunun 231 inci maddesinde de fatura düzenlenmesinde uyulacak usullere, 232 nci maddesinde ise fatura kullanma mecburiyetine ilişkin esaslara yer verilmiştir. Buna göre fatura, emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından alıcıya verilmek üzere kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) alıcıya verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında 213 sayılı VUK’ nun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.

 

e- Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân sağlayan uygulamadır. Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. e-Arşiv Faturasında e-Fatura Uygulaması’na kayıtlı mükellefler için oluşturulan faturalar dışındaki tüm faturalar, e-Arşiv Faturası olarak isimlendirilmektedir.

 

• e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturaların alıcısına gönderilen kopyası dışında diğer kopyası elektronik mali mühür ve zaman damgası ile imzalanarak elektronik ortamda arşive alınmaktadır.
• e-Arşiv raporu içerisinde, faturaların başlık bilgileri ile dönem içerisinde iptal edilmiş faturalara yer verilmektedir.
• e-Arşiv Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler irsaliyeli fatura düzenleyemezler.
• e-Arşiv Fatura Kullanıcısı Olma Zorunluluğu

   

  e-Arşiv Fatura Başvuru ve Kullanım Yöntemleri

  a. Özel Entegrasyon Yöntemi:Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin, bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-Arşiv Fatura uygulaması yöntemidir. e-Arşiv Fatura kullanmak isteyen mükellefler mali mühür sertifikası ile entegratör firmalara başvuru yapılması yeterlidir. (Özel entegratör yönetimi seçenlerin ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar.) e-Arşiv Fatura hizmetini özel entegratör vasıtasıyla alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.

  e-Arşiv Fatura Belge düzeni

  e-Arşiv Fatura olarak düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Birim kodu serbestçe belirlenebilir. Mükellef bünyesinde oluşturulan e-Arşiv Faturalarda aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir.

  e-Arşiv Fatura Teslimi

  e-Arşiv fatura kapsamında elektronik belge biçiminde oluşturulan ve vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen fatura, alıcının rızasına bağlı olarak kâğıt veya elektronik ortamda teslim edilir. Vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda teslimi istenen fatura internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir.

  e-Arşiv Fatura Raporlama

  e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Uygulaması Arasındaki Farklar

   

• GİB aracılık görevi görür.
• Mali mühür kullanılır.
• Kullanımı belirli şartlarda zorunludur.

 

• GİB’e rapor verilir. Serbest format kullanılır.
• Özel entegratör veya kendi bilgi sistemi kullanılır.
• e-Arşiv Fatura’nın Sağladığı Avantajlar

   

  • e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup kanuni süresi boyunca elektronik ortamda saklayabilirler.
  • e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar da zaman, işçilik, düzeltme, tasnif, arşivleme maliyetlerini azaltabilmektedir.
  •